Quanto è sicuro il vostro mondo online? – Un rapido autotest per i fornitori online

Questo autotest non sostituisce un audit professionale, ma fornisce un semplice orientamento iniziale. Rispondete alle domande il più onestamente possibile con "Sì", "Parzialmente" o "No". Se selezionate "Parzialmente" o "No" in diversi punti, vale la pena apportare miglioramenti mirati, soprattutto se state prendendo in considerazione una certificazione indipendente EAS™.

1. Accessi e Password

1. Utilizzate password diverse per gli account importanti (e-mail, piattaforma di corsi o coaching, cloud storage, provider di pagamento)?

2. Le vostre password sono lunghe e complesse (es. più di 12 caratteri, combinazione di lettere, numeri e caratteri speciali)?

3. Utilizzate un password manager per memorizzare i dati di accesso in modo sicuro, invece di conservarli nel browser o su foglietti?

4. L'Autenticazione a due fattori (2FA) è attivata per gli account centrali (es. e-mail, piattaforma, provider di pagamento)?

2. Dispositivi e Aggiornamenti

5. Tutti i dispositivi con cui accedete alle vostre offerte online (laptop, PC, tablet, smartphone) vengono aggiornati regolarmente (sistema operativo, browser, app)?

6. I vostri dispositivi dispongono di una protezione aggiornata contro virus o malware o di una soluzione di sicurezza integrata attivata?

7. Evitate di utilizzare Wi-Fi pubbliche aperte per lavorare con dati sensibili, o in tali casi utilizzate una VPN sicura?

3. Archiviazione dei dati e Backup

8. Sapete esattamente dove sono archiviati i vostri documenti e i dati dei clienti (es. servizi cloud specifici, cartelle locali)?

9. Create backup regolari dei dati importanti (materiali, dati di clienti e partecipanti, contratti) e li conservate separatamente dal dispositivo di lavoro?

10. I vostri backup sono organizzati in modo da potervi permettere di riprendere il lavoro in breve tempo in caso di emergenza (es. in caso di guasto a un dispositivo)?

4. Ruoli, Diritti e Collaborazione

11. Avete documentato chi nel vostro team ha accesso a quali account e dati (es. assistente virtuale, co-trainer, contabilità)?

12. Gli accessi di ex dipendenti o fornitori di servizi vengono tempestivamente disattivati o modificati al termine della collaborazione?

13. Evitate i login condivisi, in cui più persone utilizzano la stessa password per un account importante?

5. Comunicazione e Piattaforme

14. Utilizzate canali professionali chiari (es. e-mail aziendale, piattaforma professionale) per comunicare con clienti e partecipanti, invece di usare prevalentemente messaggistica privata o account sui social media?

15. Avete scelto consapevolmente piattaforme sicure (es. videoconferenze, piattaforme per corsi o community, servizi di pagamento) e verificato le loro informative sulla privacy almeno nei punti fondamentali?

16. Avete stabilito regole interne su quali informazioni possono essere condivise tramite quali canali (es. nessun dato sensibile tramite servizi di messaggistica non crittografati)?

6. Registrazioni e File

17. Effettuate registrazioni audio o video delle sessioni online solo con il consenso esplicito dei vostri clienti o partecipanti?

18. Salvate le registrazioni e i materiali scaricabili in luoghi chiaramente definiti e non sparsi su vari dispositivi o in cartelle private?

19. Avete regolamentato per quanto tempo tali file devono essere conservati e quando devono essere cancellati?

7. Protezione dei dati e Trasparenza

20. Rimandate i vostri clienti e partecipanti a un'Informativa sulla privacy aggiornata in cui almeno i punti più importanti (tipo di dati, finalità, durata della conservazione, diritti degli interessati) siano spiegati in modo comprensibile?

21. Gli interessati possono contattarvi per domande sulla protezione dei dati e sulla sicurezza tramite un indirizzo di contatto ufficiale (es. e-mail dedicata alla privacy)?

22. Indicate nei vostri Termini e Condizioni (T&C) o nei materiali informativi come gestite i dati personali e dove risiedono i limiti della vostra responsabilità?

8. Valutazione dell'autotest

• Se avete risposto "Sì" alla maggior parte delle domande, il vostro mondo online è già sulla strada giusta.

• Diverse risposte "Parzialmente" indicano aree in cui è possibile implementare miglioramenti con uno sforzo gestibile.

• Frequenti risposte "No" indicano la mancanza di basi importanti nella sicurezza delle informazioni e nella protezione dei dati: in questo caso è consigliabile un approfondimento o un supporto esterno.

Questo autotest non è un audit ufficiale e non sostituisce una consulenza legale. Ha lo scopo di aiutarvi a identificare tempestivamente i rischi tipici e, passo dopo passo, a portare maggiore sicurezza e chiarezza nelle vostre offerte online, specialmente se in futuro prenderete in considerazione una certificazione indipendente EAS™.

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