Aufzeichnungen, Replays & Downloads – was Sie beim Datenschutz beachten sollten

Aufzeichnungen von Online-Sessions, Replays und herunterladbare Materialien können für Ihre Kund:innen sehr hilfreich sein. Gleichzeitig berühren sie immer Fragen von Datenschutz, Vertraulichkeit und professionellen Grenzen – besonders, wenn Gesichter, Stimmen oder persönliche Informationen sichtbar sind. Dieser Überblick zeigt, worauf Anbieter von Online-Kursen, Coachings und digitalen Programmen achten sollten.​

1. Brauche ich überhaupt Aufzeichnungen?

Nicht jede Online-Session muss aufgezeichnet werden. Stellen Sie sich vor jeder Entscheidung ein paar einfache Fragen:

• Dient die Aufzeichnung einem klaren, nachvollziehbaren Zweck (z.B. Replay für Teilnehmende, interne Qualitätssicherung)?

• Gibt es eine gleichwertige Alternative, z.B. schriftliche Zusammenfassungen oder ergänzende Materialien?

• Werden in der Session sehr persönliche Themen besprochen, bei denen eine dauerhafte Speicherung eher heikel ist?

Je sensibler die Inhalte, desto kritischer sollten Sie prüfen, ob eine Aufzeichnung wirklich nötig ist – gerade im Coaching- und Beratungsbereich.​

2. Einwilligung („Informed Consent“) bei Aufzeichnungen

Wenn Personen erkennbar sind (Bild, Stimme, Name im Chat), brauchen Sie in der Regel eine ausdrückliche Einwilligung:

• Informieren Sie vor Beginn klar und verständlich:

  • ob aufgezeichnet wird,

  • wofür die Aufzeichnung genutzt wird,

  • wer Zugriff erhält,

  • wie lange sie gespeichert bleibt.

• Holen Sie die Zustimmung dokumentiert ein (z.B. über AGB, Formular oder kurze Bestätigung im Anmeldeprozess).

• Machen Sie deutlich, dass eine Teilnahme ohne Aufzeichnung – wenn möglich – nicht ausgeschlossen sein sollte (z.B. Kamera aus, Name anonymisiert).

Diese Logik entspricht auch den Grundsätzen des EAS™-Ethik-Kodex: informierte Zustimmung, Transparenz und Respekt vor der Privatsphäre.​

3. Wo und wie sollten Aufzeichnungen gespeichert werden?

Für die Speicherung von Aufzeichnungen und Downloads gelten dieselben Grundprinzipien wie für andere personenbezogene Daten:

• Nutzen Sie sichere, bekannte Plattformen oder Cloud-Dienste mit klaren Datenschutzregelungen.​

• Vermeiden Sie es, Dateien unkontrolliert auf mehreren Geräten, USB-Sticks oder privaten Ordnern zu verteilen.

• Legen Sie klare Ordnerstrukturen an (z.B. nach Kurs, Jahr, Zweck), damit nachvollziehbar bleibt, was wo liegt.

• Beschränken Sie den Zugriff auf berechtigte Personen (z.B. Trainer:in, Teammitglieder mit klarer Rolle).

Wichtig ist, dass Sie im Zweifel erklären können, wo welche Aufzeichnung gespeichert ist und wer Zugriff hat.

4. Wie lange darf ich Aufzeichnungen aufbewahren?

Eine pauschale Frist gibt es nicht, aber einige Leitlinien helfen bei der Orientierung:

• Speichern Sie Aufzeichnungen nur so lange, wie sie dem vereinbarten Zweck dienen (z.B. während der Kurslaufzeit + definierte Nachfrist).

• Definieren Sie intern eine Aufbewahrungsfrist (z.B. 3, 6 oder 12 Monate) und halten Sie diese schriftlich fest.​

• Planen Sie regelmäßige Löschroutinen ein (z.B. halbjährliche oder jährliche Durchsicht), statt alte Dateien unbegrenzt zu sammeln.

Je sensibler der Inhalt (z.B. Coaching mit persönlichen Themen), desto kürzer sollte die Speicherdauer gewählt werden.

5. Downloads und geteilte Dateien

Auch herunterladbare Materialien können personenbezogene Daten enthalten (z.B. Beispiele, Chat-Auszüge, Fallstudien):

• Prüfen Sie, ob Dokumente anonymisiert werden können (keine Klarnamen, keine identifizierbaren Details).

• Kennzeichnen Sie Materialien mit einem Hinweis zur Nutzung (z.B. „Nur für den persönlichen Gebrauch, keine Weitergabe an Dritte“).

• Stellen Sie Dateien möglichst über geschützte Bereiche zur Verfügung (z.B. Login-Bereich), nicht als frei zugängliche Links.​

6. Mini-Checkliste: Aufzeichnungen & Downloads

Nutzen Sie diese Fragen als schnelle Selbstkontrolle:

1. Ist der Zweck der Aufzeichnung klar definiert und dokumentiert?

2. Liegt eine verständliche, dokumentierte Einwilligung der Beteiligten vor?

3. Sind Speicherort und Zugriffsrechte eindeutig geregelt?

4. Gibt es eine festgelegte Aufbewahrungs- und Löschfrist?

5. Sind herunterladbare Materialien anonymisiert, wo immer möglich?

Wenn Sie diese fünf Punkte mit „Ja“ beantworten können, ist Ihr Umgang mit Aufzeichnungen und Downloads bereits deutlich strukturierter als in vielen typischen Online-Setups.